Ormitax Solutions B.V. doet er alles aan om cliënten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch kan het voorkomen dat een cliënt een klacht heeft over de praktijkvoering.

Voor de behandeling van uw zaak verstrekt u persoonsgegevens aan Ormitax Solutions B.V. Bijvoorbeeld als u stukken naar Ormitax Solutions B.V. opstuurt, als u belt, e-mailt, een brief schrijft of als u iemand van Ormitax Solutions B.V. spreekt. Ormitax Solutions B.V. vindt het belangrijk dat u weet dat u erop kunt vertrouwen dat Ormitax Solutions B.V. zorgvuldig en vertrouwelijk met uw (persoons)gegevens omgaat. In deze verklaring licht Ormitax Solutions B.V. dit nader toe.

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: uw naam, adresgegevens en uw telefoonnummer. Gevoelige gegevens, zoals iemands ras, godsdienst of gegevens over uw gezondheid, worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze moeten extra worden beschermd.

Van wie verwerkt Ormitax Solutions B.V. persoonsgegevens?

Ormitax Solutions B.V. verwerkt persoonsgegevens van cliënten en relaties. Dit is een onderdeel van de bedrijfsvoering van Ormitax Solutions B.V.

Waarvoor gebruikt Ormitax Solutions B.V. uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die u aan Ormitax Solutions B.V. verstrekt heeft, zullen slechts voor de volgende doeleinden worden verwerkt:

• om te voldoen aan de eisen van de WWFT;

• om het afgesproken werk goed, efficiënt en effectief te kunnen verrichten;

• voor het opnemen van contact met u, ten behoeve van onze dienstverlening.

Ormitax Solutions B.V. gebruikt de persoonsgegevens alleen voor deze doelen en geeft de persoonsgegevens zonder uw toestemming of op basis van een andere grondslag nooit door aan derden. Als Ormitax Solutions B.V. de gegevens wel met toestemming of op basis van een andere grondslag door mag geven, dan legt Ormitax Solutions B.V. de derde dezelfde beschermings- en beveiligingsmaatregelen op als die Ormitax Solutions B.V. zelf hanteert.

De verwerking vindt plaats op basis van een van de volgende grondslagen:

1. de verwerking is noodzakelijk voor het aangaan en de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Ormitax Solutions B.V.;

2. de verwerking is noodzakelijk voor het voldoen aan een wettelijke verplichting;

3. u heeft hiervoor toestemming verleend.

Welke persoonsgegevens verwerkt Ormitax Solutions B.V.?

Ormitax Solutions B.V. verwerkt de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam en achternaam

• Kopie paspoort (indien van toepassing)

• Functie en titel(s)

• Bedrijfsnaam

• Contact- en factuuradres

• E-mailadres(sen)

• Telefoonnummer(s)

• Geboortedatum

• Geslacht

• Financiële gegevens (indien noodzakelijk voor de uitvoering van de dienst en/of facturatie)

• Eventuele andere gegevens die u onverplicht aan Ormitax Solutions B.V. heeft verstrekt.

Ormitax Solutions B.V. verwerkt geen persoonsgegevens die niet rechtstreeks van u zijn verkregen.

Hoe gaat Ormitax Solutions B.V. met uw persoonsgegevens om?

Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Ormitax Solutions B.V. zich aan de regels die privacywetgeving voorschrijft. Dit houdt in dat Ormitax Solutions B.V. alleen persoonsgegevens verzamelt en verwerkt als daar een grondslag en een doel voor is. Alleen de persoonsgegevens die nodig zijn, worden verzameld en de persoonsgegevens worden vervolgens alleen voor dat specifieke doel verwerkt. Ormitax Solutions B.V. houdt daarbij de aard van de persoonsgegevens in het oog en stemt daarop een passend technisch en organisatorisch niveau van beveiliging af. U kunt er dus van uitgaan dat Ormitax Solutions B.V. zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met persoonsgegevens omgaat.

Geheimhouding

De dienstverlening van Ormitax Solutions B.V. maakt het noodzakelijk dat prof. mr. dr. J.W. Bellingwout (met inbegrip van secretariële ondersteuning) toegang heeft tot uw persoonsgegevens. Om ook hier de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen, draagt Ormitax Solutions B.V. er zorg voor dat personen geen toegang hebben tot uw persoonsgegevens, voordat zij een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend. Hiermee legt Ormitax Solutions B.V. aan betrokkenen op dat zij uw persoonsgegevens absoluut geheim houden en dat zij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u Ormitax Solutions B.V. toevertrouwt. Belangrijk daarbij is te weten, dat alleen geautoriseerde functionarissen uw gegevens mogen verwerken.

Inzage en correctie van uw gegevens

Ormitax Solutions B.V. verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van u, maar deze gegevens blijven natuurlijk van u. Daarom biedt Ormitax Solutions B.V. u altijd de mogelijkheid om in te zien welke gegevens zij van u heeft. Als de informatie onjuist is, kunt u verzoeken deze aan te passen of te verwijderen. Een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van uw gegevens kunt u richten aan het volgende e-mailadres: j.w.bellingwout@ormitax.com. Hier kunt u ook terecht met vragen over deze privacyverklaring.

Bewaartermijn

Ormitax Solutions B.V. bewaart uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen. De criteria om de bewaartermijn van uw persoonsgegevens te bepalen zijn: (a) de duur van de overeenkomst met Ormitax Solutions B.V., (b) het bestaan van een wettelijke bewaarverplichting of -termijn, of (c) het bestaan van een (potentiële) claim of geschil in verband waarmee de gegevens bewaard zouden moeten worden.

Cookies

Wanneer u de website van Ormitax Solutions B.V. bezoekt, kan het zijn dat er cookies op uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst. Dit betreft enkel functionele cookies om de website naar behoren te laten functioneren. Ormitax Solutions B.V. maakt geen gebruik van cookies die persoonsgegevens verwerken.

Wijzigingen

Ormitax Solutions B.V. behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Ormitax Solutions B.V. raadt u dan ook aan om met enige regelmaat te kijken of hierin iets is aangepast.

Mocht u vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door Ormitax Solutions B.V. of wenst u gebruik te maken van een van de bovenstaande rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, dan kunt u altijd contact opnemen met Ormitax Solutions B.V. via het e-mailadres: j.w.bellingwout@ormitax.com.